Study Kasus Implementasi Sistem
Kasus Curtis Company
| C |
urtis Company beroperasi di wilayah industry, perusahaan menggunakan system manual untuk mencatat seluruh pencatatan kecuali penggajian : penggajian dip roses melalui biro jasa local. Aplikasi aplikasi lainnya belum lagi terkomputerisasi karena biaya pembuatannya belum dapat di terima.
Penjualan Curtis Company telah meningkat selama lima tahun yang lalu. Dengan peningkatan yang subtansial ini, tampaknya di perlukan system berbasis computer. Konsekuaensinya Curtis Company meminta department konsultasi manajemen dari kantoe akuntan publik mereka yang melakukan studi kelayakan untuk mengubah suatu system tata buku mereka dengan system berbasis computer. Kantor akuntan publik memberitahukan bahwa system berbasis computer akan meningkatkan system pencatatan perusahaan dan dapat menghemat biaya secara material.
Karena itu Curtis company memutuskan untuk mengembangkan system berbasis computer untuk pencatatan mereka. Curtis Company memperkerjakan seseorang yang berpengalaman dalam pengembangan system sebagai manajer pemprosessan data system. Tanggung jawabnya adalah menilai operasi system, dengan tekanan khusus pada upaya pengembangan system baru.
Titik focus :
Langkah langkah utama yang harus dilakukan untuk mengembangkan dan mengimplementasikan system berbasis computer Curtis CompanyPenyelesaian
Dalam masalah ini Curtis Company yg menangani system basis data di perusahaannya mulai dari tradisional menuju ke dalam pengembangan system informasi memerlukan 3 langkah utama sebagai salah satu pengimplementasian system informasi di perusanhaan tersebut. Adapun 3 langkan implementasi terbut adalah :
- menetapkan rencana dan pengendalian.
- pelaksanan aktivitas seperti yagn telah direncanakan.
- mengevaluasi system baru tersebut
1. Menetapkan Rencana dan Pengendalian
Manajemen proyek adalah konsep paling penting dalam implementasi sistem. Dalam upaya mengelola sistem implementasi proyek dengan baik, dibutuhkan rencana-rencana khusus yang tersusun dengan baik untuk dikembangkan. Rencana tersebut harus menggabungkan tiga komponen utama :
1. menguraikan proyek ke berbagai tahapan,
2. anggaran khusus yang dapat diaplikasikan disetiap tahap,
3. waktu pelaksanaan tertentu yang dapat pula diaplikasikan disetiap tahap proyek. Beragam teknik penjadwalan dapat digunakan untuk mengontrol implementasi. Curtis Company dapat menggunakan Gantt Chart dan diagram jaringan.
Gantt Chart akan menggambarkan secara grafis aktivitas-aktivitas utama pada sebuah proyek implementasi sistem yang bersifat hipotesis. Diagram ini menunjukkan baik waktu aktual maupun yang direncanakan untuk suatu aktivitas tertentu. Sedangkan diagram jaringan menggambarkan urutan aktivitas yang harus dilakukan. Contoh, para karyawan harus dilatih terlebih dahulu sebelum sebuah perangkat lunak dipilih untuk digunakan. Pendekatan diagram jaringan kerja dapat dikembangkan dengan memasukkan waktu yang diharapkan untuk setiap aktivitas.
Grafik gannt dapat membantu Curtis Company di dalam perencanaan secara garis besar langkah langkah apasajakan yg harus di lakukan oleh Curtis Company menuju peimplementasian sistem.
2. Melakukan Aktivitas Implementasi
Pelaksanaan implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual rencana desain yang telah disusun sebelumnya. Aktivitas-aktivitas yang ditemui selama pelaksanaan ini antara lain menyeleksi dan melatih personel, memasang perlengkapan baru komputer dan detail desain sistem, menulis dan menguji program-program komputer, pengembangan standar, dokumentasi, dan konversi file.
Aspek penting lainnya dalam tahap eksekusi adalah pengorganisasian sebuah tim khusus proyek. Idealnya, tim ini terdiri dari individu-iindividu yang juga berpartisipasi dalam proses perumusan spesifikasi desain untuk implementasi.
Pelatihan Karyawan
Semua implementasi sistem yang berhasil memberikan perhatian yang cukup besar pada pelatihan karyawan. Iimplementasi sistem mengharuskan rekrutmen dan pelatihan bagi karyawan baru, sementara disisi lain, keberadaan karyawan yang sudah ada pun harus diberikan suatu pelatihan bagaimana bekerja dengan format, laporan dan prosedur yang baru.
Namun demikian, jangan terlalu berlebihan melihat arti penting pelatihan yang memadai, perusahaan tidak boleh mengasumsikan bahwa para karyawan akan berinisiatif belajar sendiri menggunakan sistem. Jika mereka tidak dilatih secukupnya, mereka pun akan menolak sistem baru tersebut. Oleh karena itu, kesuksesan kesuksesan seluruh proyek pengembangan sistem dipengaruhi oleh pelatihan yang memadai.
Sejumlah pendekatan untuk pelatihan tersedia untuk Curtis Company, seperti :
- memekerjakan konsultan pelatihan dari luar.
- Mengguanakan manual pelatihan.
- Menggunakan kaset video presentasi.
- Menggunakan kaset rekaman presentasi.
- Menggunakan seminar-seminar pelatihan.
- Menggunakan instruksi-instruksi tercetak.
- Menggunakan koomputer bantu pelatihan.
Mendapatkan dan Memasang Perlengkapan Komputer Baru
Instalasi perlengkapan komputer baru kadang kala merupakan suatu tugas yang bersifat monumental. Untuk memasang perlengkapan yang cukup mahal, pemanufaktur komputer biasanya menyediakan teknisi dan personelnya untuk membantu instalasi sistem atau jaringan komputer baru. Namun demikian, masih banyak masalah yang dapat ditemui. Pertamma, fasilitas pendukung yang memadai harus tersedia. Kebanyak komputer-komputer besar menuntut lingkungan yang terkontrol dengan baik yang mampu menjaga kelembaban dan suhu dalam rentang tertentu. Instalasi ini menuntut pula ruangan dengan lantai khusus yang memungkinkan jaringan besar kabel dapat terpasang dengan baik dan teratur. Persyaratan lainnya yang sering ditemui adalah ukuran keamanan khusus, seperti sistem pemadam kebakaran khusus, sistem monitor video, atau kunci pintu khusus.
Rincian Desain Sistem
Selama tahap implementasi sering kali perlu melakukan beberapa kerja desain tambahan. Mungkin mencakup desain beragam jenis formulir atau laporan.
Hal yang sangat penting dalam eksekusi desain detail selama tahap implementasi adalah pemrograman komputer. Jika Curtis Company akan mengubah sistem lamanya ke sistem komputer baru, maka program-program yang sudah ada saat ini perlu diubah sehingga mereka dapat mengoprasikan sistem baru.
Spesifikasi desain sebuah program komputer ditentukan oleh tim desain, bukan oleh programer. Fungsi utama seorang programer adalah mengimplementasikan rencana yang telah ditentukan; namun demikian, adalah penting bagi seorang programer untuk bekerja sama dengan tim desain. Pada akhirnya program-program komputer haruslah diuji dengan seksama sebelum dioperasikan. Cara paling baik untuk menguji program-program komputer adalah dengan mengujinya dengan pemrosesan data. Uji data dapat dilakukan baik pada data semu atau pada data riil. Dan biasanya dalam uji data ditemukan banyak jenis kesalahan. Dalam uji data, pengujian harus pula dilakukan dengan beragam kondisi karena seringkali sebuah program yang rusak tidak akan terlihat mempunyai masalah pada saat melakukan input data, namun sering terlihat pada kondisi operasional. Oleh karena itu, perlu dilakukan ”break” terhadap program,yaitu orang yang bertanggung jawab atas pengujian harus mampu menemukan kesalahan dalam program tersebut.
Dokumentasi Sistem Baru
Dokumentasi adalah salah satu bagian penting dalam implementasi sistem, namun hal tersebut sering terlupakan. Salah satu alasan keengganan untuk melakukan dokumentasi yang baik adalah pada umumnya para programer sebelumnya telah menerima pendidikan dan pelatihan bahasa pemograman, ternyata mereka hanya sedikit atau bahkan tidak menerima pelatihan dalam melakukan dokumentasi.
Pengembangan perangkat lunak komputer tanpa melakukan dokumentasi adalah sesuatu hal yang sia-sia karena dokumentasi yang baik dapat memberikan beragam manfaat, seperti :
(1) melatih karyawan baru,
(2) menyediakan bagi programer dan analisis beragam informasi yang bermanfaat untuk evaluasi program dan modifikasi aktivitas di masa yang akan datang,
(3) menyediakan bagi para auditor beragam informasi untuk melakukan evaluasi pengendalian internal,
(4) membantu memastikan bahwa spesifikasi desain sistem telah terpenuhi.
Konversi File
Masalah yang paling sering ditemui dalam implementasi sistem adalah konversi data. Proses konversi dapat menjadi proses yang mahal dan makan waktu, terutama dalam kasus mengkonversi file manual ke dalam file komputer.
Operasi Pengujian
Sebelum sebuah sistem betul-betul diimplementasikan, sistem tersebut harus telah diuji secara cermat secara keseluruhan. Ada tiga pendekatan dasar yang bisa digunakan untuk menguji akhir suatu sistem :
(1) pendekatan langsung,
(2) operasi pararel,
(3) konversi modular.
Pendekatan langsung adalah proses berpindah ke sistem yang baru dan meninggalkan sistem yang lama pada suatu waktu tertentu yang disebut cutuver point.
Pendekatan kedua, operasi pararel adalah proses mengoperasikan sistem yang baru dan yang lama secara siimultan. Seluruh transaksi diproses di kedua sistem, kemudian hasil yang diperoleh dari dari masing-masing sistem dibandingkan. Perbedaan hasil dari kedua sistem mengindikasikan adanya masaloah dalam sistem yang baru.
Pendekatan terakhir, konversi modular adalah proses pengujian bertahap disetiap segmen dalam sistem baru.
3. Mengevaluasi Sistem Baru
Sekali sebuah sistem baru diimplementasikan, bukan berarti segala sesuatunya telah selesai, melainkan masih banyak pekerjaan yang harus dikerjakan. Proses tindak lanjut diperlukan untuk memastikan bahwa sistem baru beroperasi sesuai yang direncanakan. Banyak pendekatan yang bisa digunakan Curtis Company dalam proses tindak lanjut dan evaluasi, seperti observasi, kuesioner, pengukuran kinerja, dan uji banding. Singkatnya, dalam setiap implementasi sistem akan memunculkan beragam permasalahan dan oleh karena itu perlu ada tindak lanjut yang memadai.
Referensi :
Bodnar H george, Hoopwood S William, 2004, Accounting Information system, e/9 editions.Andi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar